Zur Freigabe von Speicherplatz auf der Festplatte können Sie unerwünschte Elemente aus den verschiedenen PST- und OST-Dateien löschen und die Dateien anschließend komprimieren, damit sie weniger Speicherplatz beanspruchen.

Hinweis: Durch das Löschen unerwünschter Elemente aus den einzelnen Ordnern werden die Elemente lediglich in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben, der sich in derselben Datei befindet. Sie müssen die Elemente aus dem Ordner "Gelöschte Objekte" löschen, um sie dauerhaft zu entfernen, sodass Outlook die Datei komprimieren kann.Durch die Komprimierung wird nicht der gesamte freie Speicherplatz in der Datei entfernt. Bei dem Vorgang werden entweder 16 Kilobyte (KB) Speicherplatz oder 4 Prozent der Dateigröße (vor der Komprimierung) belassen, je nachdem, welcher Wert größer ist.

Damit eine PST- oder OST-Datei komprimiert werden kann, muss sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

Die Datei muss eine Größe von mindestens 16 KB haben.
Die Datei muss mindestens 16 KB freien Speicherplatz aufweisen, seitdem sie zuletzt komprimiert wurde.

Sie können die Komprimierung der Outlook-Datei manuell starten oder automatisch im Hintergrund ausführen.

Automatische Komprimierung im Hintergrund

Die automatische Komprimierung findet als Leerlauf-Task im Hintergrund statt. Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, damit dieser Hintergrund-Task ausgeführt werden kann:

Outlook muss aktiv ausgeführt werden.
Der Computer darf nicht mit CPU-intensiven Tasks wie dem Kopieren oder Herunterladen von Dateien beschäftigt sein.


Manueller Start der PST-Komprimierung

Klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung.
Wählen Sie Ihren Persönlichen Ordner aus, und klicken Sie auf Einstellungen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Jetzt komprimieren.
Klicken Sie auf OK und anschließend auf Schließen.


Manueller Start der OST-Komprimierung

Wenden Sie eine der folgenden Methoden an:

 

Methode 1: Microsoft Office Outlook 2007

Löschen Sie alle Elemente, die Sie nicht behalten möchten, und leeren Sie anschließend den Ordner Gelöschte Objekte.
Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.
Klicken Sie auf Microsoft Exchange Server und anschließend auf Ändern.
Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert auf Einstellungen Offlineordnerdatei.
Klicken Sie auf Jetzt komprimieren.

Methode 2: Microsoft Office Outlook 2003 und frühere Versionen von Outlook


Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
Klicken Sie auf Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und anschließend auf Weiter.
Klicken Sie auf Microsoft Exchange Server und anschließend auf Ändern.
Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert auf Einstellungen Offlineordnerdatei.
Klicken Sie auf Jetzt komprimieren.
Wenn die Komprimierung abgeschlossen ist, klicken Sie zweimal auf OK.
Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertig stellen.